Estou alcançando o que desejo, tenho agenda e cumpro minhas tarefas diárias. Então eu devo fazer um planejamento?
Não exatamente. Planejar é muito mais que isso. Quando você entende o poder do planejamento vai perceber como essa ferramenta é poderosa.
A importância do planejamento
Ao realizar um planejamento, mesmo que simplificado, as chances de alcançar o objetivo é muito mais efetiva.
Os sonhos de uma viagem, a compra de um carro novo ou uma casa, muitas vezes fica adiado por anos devido ao planejamento não ser realizado de forma correta e os acontecimentos do cotidiano acabarem postergando a conquista do objetivo – principalmente se não foi passado para o papel.
O ano passa e no final você se dá conta que metade do que planejou (pensou) não foi realizado e muitas vezes nem chega a sair do pensamento. Esse é o famoso “tinha que…”, perdido em um mar de ideias e possibilidades.
O que muitas pessoas imaginam é que o planejamento pode ser realizado apenas de cabeça e que isto basta para conquistar seus objetivos e metas. Pode até ser que consiga, mas acontece que se os objetivos estão bem planejados, e de forma adequada, você pode realizar um plano de ação e o seguinte pode acontecer: obter resultados muito mais rápidos, melhoria da realização, elimina stress desnecessário, ajuda na organização do tempo e no foco.
Já no ambiente profissional, seja como funcionário, autônomo, empresário, gestor, líder ou empreendedor de alguma forma, realizar um bom planejamento pode proporcionar resultados extraordinários.
O que é planejamento?
Planejamento é o ato de estabelecer o estado atual, definir o objetivo e meta, realizar uma análise da situação atual e seus influenciadores, traçar um plano de ação, fazer as verificações e ajustes necessários e continuar o ciclo.
De acordo com Stoner (1985), “É preciso que haja planos para que a organização tenha seus objetivos e para que se estabeleça a melhor maneira de alcançá-los. Além disso, os planos permitem que a organização consiga e aplique os recursos necessários para a consecução de seus objetivos, os membros da organização executem atividades compatíveis com os objetivos e os métodos escolhidos, e o progresso feito rumo aos objetivos seja acompanhado e medido, para que se possam tomar medidas corretivas se o ritmo do progresso for insatisfatório.”
Nos negócios, quando realizado um planejamento estratégico, esse é compartilhado com a equipe e os demais envolvidos, solicitando apoio para que seja concretizado. É estabelecido um plano de ação, colocado em prática e feitas as reavaliações do processo periodicamente, assim o sucesso será conquistado e muitas vezes superado.
Não precisa ser uma grande empresa ou ter um grande negócio para realizar o planejamento estratégico. O ideal é que todos os negócios, não importa se é fisico ou online, produto ou serviço, realizem o planejamento estratégico.
O planejamento estratégico define os rumos do negócio, analisa os ambientes (mercado) e deve ter sintonia com a realidade. Define o seu ponto de partida e qual a sua missão e onde deseja estar nos próximos 5 anos. Hoje muitos planejamentos são realizados com prazo de 2 a 3 anos, devido a velocidade que as mudanças acontecem.
Após traçar a estratégia, com mais clareza, após a análise do ambiente, fica mais fácil tomar decisões e definir os rumos que devem ser tomados, ampliando a visão do negócio e possibilitando mais sucesso.
O que fazer com o planejamento?
Agora, de nada adianta fazer um belo planejamento e não olhar para ele sempre que possível. Deixar o planejamento a mão e principalmente suas datas-marco bem destacadas para que comemore cada conquista e não se esqueça de realizar.
Planejamento sem ação não tem nenhum valor!
Se o seu negócio possibilita, divida o planejamento estratégico em planejamento tático (divida por departamentos) e planejamento operacional (detalhe o “como fazer”).
Caso não seja um grande negócio e não tenha prática com planejamentos, após definir o planejamento estratégico (ou geral), elabore um plano de ação mais detalhado, com desdobramento dos objetivos, assim ficará muito mais simples e fácil de realizar. O ideal é que desdobre até ser possível visualizar pequenas tarefas diárias.
Como planejar?
Se você já tem prática com planejamento, fico muito feliz por já estar à frente. Agora, se você não costuma planejar e gostaria de alguns passos simples para começar, acompanhe o passo a passo e coloque em prática o mais rápido possível, porque o depois nunca chega. Pegue caneta e papel e comece.
Perguntas a serem respondidas:
Qual é o meu negócio?
Como ele se posiciona hoje no mercado?
Quais são os seus pontos fortes e fracos?
Quais oportunidades e ameaças o cenário apresenta?
Como deveria ser?
Quais tendências e mudanças devem ocorrer que influenciará o meu negócio?
Como deve ser o meu negócio daqui a 2, 3 ou 5 anos?
Defina a sua visão (ponto de partida, estado atual), realize uma análise do ambiente externa e interna (utilize a ferramenta SWOT). Considerando a análise do mercado e dos seus concorrentes com seus pontos fortes e fracos, as oportunidades e fraquezas, estabeleça a sua missão, respeitando seu propósito; formate seus objetivos e metas (devem ter datas e prazos), realize o plano de ação e estabeleça um prazo para verificação. Agora é hora de colocar em prática.
O processo funciona melhor seguindo estes passos:
1º Planejar
2º Organizar
3º Gestão do processo – Dirigir
4º Controlar – medir e realizar as verificações e mudanças necessárias
Detalhes do planejamento:
Se a sua empresa ou negócio possui muitos departamentos, detalhe o planejamento em financeiro, produção, recursos humanos, estruturas e mercadológico. Não se esqueça de estar sempre alinhado com a sua realidade, ajuste para atender as necessidades de seu negócio.
Elabore um plano de ação:
A ferramenta que gosto de usar e que traz muitos resultados além de ser simples é o 5W2H (What / o quê?, Why / por quê?, Who / Quem?, Where / Onde?, When? Quando?, How / Como?, How much / Quanto custa?).
Na ferramenta você detalha individualmente cada meta ou objetivo, gerando atividades a serem realizadas e organizando como será feito.
O quê? Estabeleça a meta a ser executada e identifique as tarefas (atividades), definindo a atividade agora é seguir cada tópico. Caso para alcançar a meta deva realizar dez atividades, deve seguir o roteiro para cada atividade.
Por quê? Importante saber o motivo pelo qual deseja fazer a tarefa, este motivo irá levar você rumo a seu objetivo.
Quem? Defina quem será responsável pela atividade. Se pode ser delegado, então delegue; identifique qual a pessoa mais adequada para uma solução mais efetiva desta tarefa.
Onde? Qual o local a ser realizado.
Quando? Nesse caso defina a data e horário ou o prazo.
Como? Como deverá ser feito e quais as atividades ou processos para ser concretizado (o planejamento).
Quanto? Pode custar tempo, dinheiro, recursos.
Seguindo esses passos o seu planejamento e plano de ação estarão encaminhados. Lembre-se de colocar em prática e de acompanhar sempre: fazendo revisões e ajustes sempre que necessário. A sua produtividade vai aumentar tanto que sobrará tempo até para viajar. Comece planejando a sua próxima viagem, por que não?
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Fonte: Administradores.
